Privacyverklaring

HC Zwolle

Privacyverklaring

Versie: Mei 2018

Privacyverklaring HC Zwolle

Als aanvulling op de Statuten en mag het dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. In een reglement van de vereniging worden die onderwerpen geregeld die in deze statuten niet of niet volledig zijn geregeld. Verder geldt dat ieder reglement van de vereniging niet in strijd mag zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze statuten.

Deze Privacyverklaring wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld.

Versiebeheer:

Mei 2018

Aanpassingen n.a.v. wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Privacyverklaring HC Zwolle

1. Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:

1.1 HC ZWOLLE, de vereniging Hockeyclub Zwolle gevestigd te Zwolle en geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 5298438;

1.2 App, de verzameling van officieel door het HC ZWOLLE bestuur aangewezen applicaties die ingezet om de ledenadministratie en hockey gerelateerde activiteiten te verzorgen;

1.3 Website, de verzameling van officieel door het HC ZWOLLE bestuur ingezette communicatiemiddelen zoals de website van HC ZWOLLE, www.HCZwolle.nl, en overige sociale netwerken waarop HC ZWOLLE een profiel heeft, waaronder Facebook, YouTube, Instagram en Twitter;

1.4 Persoonsgegevens, betreft ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu ongeacht het type gegeven. Voor- of achternaam, (e-mail)adres, lidnummer, teamfoto, gedrag, en hockeyvaardigheden zijn allemaal voorbeelden van Persoonsgegevens;

1.5 Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op een Persoonsgegeven. Hierbij kan gedacht worden aan het verzamelen, bewaren, verplaatsen, wissen, doorsturen, aanpassen, maar ook aan het kwijtraken of vernietigen van Persoonsgegevens.

1.6 Lid, zoals omschreven in de Statuten HC ZWOLLE en nader gespecificeerd in het Huishoudelijk Reglement HC ZWOLLE. Het betreft degene die zich via de Website en/of App inschrijft als Lid. Een Lid beschikt over geautoriseerde toegang (persoonlijk account, bestaande uit een unieke combinatie van lidnummer en wachtwoord);

1.7 Vrijwilliger, is degene die via de Website en/of App als zodanig bekend is gesteld en beschikt over geautoriseerde toegang. Tot deze groep kunnen ook eventueel inhuurkrachten behoren;

1.8 Bezoeker, is degene die van de Website en/of App gebruik maakt, en zeer beperkte mogelijkheden heeft om Content te Verwerken. Een Bezoeker beschikt niet over geautoriseerde toegang;

1.9 Beheerder, is de persoon die door het HC ZWOLLE bestuur is geautoriseerd om Persoonsgegevens te verwerken en/of IT-onderhoudswerkzaamheden uit te voeren aan Website en/of App;

1.10 Gebruiker, iedere willekeurige gebruiker van de Website en/of de App. Een Gebruiker kan zijn:

Lid, Vrijwilliger of Bezoeker;

1.11 Privacyverklaring, is dit door de Algemene Leden Vergadering bekrachtigd document.

2. Algemeen

2.1 De hockeyvereniging HC ZWOLLE is verantwoordelijk voor het verwerken van Persoonsgegevens van haar Gebruikers. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2 Door de Website en/of App van HC ZWOLLE te gebruiken, al dan niet door het inschrijven als Lid gaat een Gebruiker en/of Lid akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.

2.3 Indien een Gebruiker niet met deze Privacyverklaring akkoord gaat, wordt men verzocht de

Website en/of App niet te gebruiken dan wel zich niet te laten inschrijven als Lid en dit te melden aan HC ZWOLLE.

3. Verwerking van Persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen Persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en rechtmatig doel. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van HC ZWOLLE uit:

a) een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

b) de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;

c) het uitvoeren van een contract met een betrokkene; of

d) het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2 Alleen Beheerders kunnen Persoonsgegevens binnen Website en/of App Verwerken.

3.3 Gebruikers kunnen Persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke Persoonsgegevens een specifieke Gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging HC ZWOLLE.

3.4 Een Lid kan de eigen Persoonsgegevens in beperkte zin verwerken. Dit betreft het invullen van gegevens tijdens de inschrijving bij HC ZWOLLE en het eventueel wijzigen van eigen Persoonsgegevens (b.v. adres, telefoonnummer, e-mail).

3.5 HC ZWOLLE verzamelt Persoonsgegevens van haar Gebruikers die via de Website en/of App

Persoonsgegevens verstrekken aan HC ZWOLLE in het kader van een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of de inschrijving als Lid. Deze verzameling vindt bijvoorbeeld plaats in de volgende gevallen:

a) Bij een bezoek aan de Website of bij gebruik van de App slaan de servers automatisch informatie op, zoals URL, IP-adres, browsertype en -taal, datum en tijd van het bezoek (‘Bezoekgegevens’);

b) Voor een verzoek om (nadere) informatie, het plaatsen van een reactie en/of het aanmelden voor de digitale nieuwsbrief verwerkt HC ZWOLLE de daarvoor door de Gebruiker verstrekte contactgegevens (zoals naam, geslacht, adres, telefoonnummer en e- mailadres);

c) Om zich in te schrijven als Lid via de Website en/of App en hierbij door HC ZWOLLE ondersteund te worden, dient een Lid:

1) verplicht diens volledige naam, geslacht, geboortedatum, adres, (geheime) telefoonnummer, e-mailadres en wachtwoord te verstrekken;

2) verplicht diens financiële gegevens, waaronder rekeningnummer, te verstrekken.

3.6 De verstrekte Persoonsgegevens worden door HC ZWOLLE uitsluitend verwerkt ten behoeve van de uitvoering van haar doelstellingen, zoals genoemd in de statuten, en in het bijzonder voor het expliciete doel waarvoor deze Persoonsgegevens zijn verzameld.

3.7 HC ZWOLLE kan de Persoonsgegevens tevens gebruiken om haar Gebruikers op de hoogte te stellen van producten, diensten en/of activiteiten van HC ZWOLLE die voor de desbetreffende Gebruiker interessant zouden kunnen zijn. Indien de Gebruiker hiertegen bezwaar heeft, kan hij of zij contact opnemen via [email protected].

4. Beeldrecht

4.1 Tijdens de trainingen, wedstrijden en hockey gerelateerde activiteiten bij HC ZWOLLE worden regelmatig foto's genomen van acties en sfeerbeelden waarop leden van HC ZWOLLE, leden van andere verenigingen of bezoekers staan afgebeeld. Deze beelden kunnen op de Website en/of App van HC ZWOLLE verschijnen. Indien hiertegen bezwaren bestaan dient dit via [email protected] kenbaar te worden gemaakt. Betreffende beeldmateriaal zal dan worden verwijderd. Deze opt-out mogelijkheid betreft geen algemene actiebeelden of sfeerbeelden waarop Gebruiker niet centraal en duidelijk herkenbaar is afgebeeld of indien duidelijk voor de foto is geposeerd. Portretten van Leden en bezoekers kunnen worden opgenomen op Website en/of App ten behoeve van teamidentificatie.

5. Melding

5.1 Voor het verwerken van Persoonsgegevens is HC ZWOLLE vrijgesteld van de wettelijke meldingsplicht bij het College bescherming Persoonsgegevens conform het Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens.

5.2 Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing.

Hiermee vervalt de onder 5.1 bedoelde meldplicht.

 

6. Doorgifte aan derden

6.1 HC ZWOLLE heeft voor de in deze Privacyverklaring opgesomde verwerkingsdoeleinden een bewerker ingeschakeld, met wie HC ZWOLLE een overeenkomst heeft gesloten die erop ziet dat de bewerker voldoende waarborgen biedt ten aanzien van technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

6.2 Voor het overige zal HC ZWOLLE de Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet met derden (bv. sponsoren) delen, tenzij:

a) Door het Lid uitdrukkelijk toestemming is gegeven;

b) Dit noodzakelijk is op grond van een wettelijke voorschrift of in een noodgeval, voor zover dat naar het redelijke oordeel van HC ZWOLLE in het belang van haar Gebruikers is.

 

7. Cookies

7.1 HC ZWOLLE maakt geen gebruik van zogenaamde ‘cookies’. Cookies zijn kleine tekstbestanden die een computer opslaat als de Website wordt bezocht c.q. de App wordt gebruikt. De cookie onthoudt wat de gebruiker invult op de Website en/of App voor een volgend bezoek, zodat de inhoud van de Website en/of App op de desbetreffende Gebruiker kan worden afgestemd en het niet nodig is dat Persoonsgegevens opnieuw worden ingevuld.

7.2 Meer informatie over het in- en uitschakelen van cookies vindt u in de instructies/met behulp van de Help-functie van uw browser. Sommige functies op de Website c.q. van de App werken mogelijk niet meer indien een computer geen cookies kan ontvangen.

8. Google Analytics

8.1 HC ZWOLLE maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google, Inc. ("Google”). Google Analytics maakt gebruik van cookies om te analyseren hoe Gebruikers de Website en/of de App gebruiken.

8.2 Google gebruikt voornoemde informatie om bij te houden hoe Gebruikers de Website en/of de

App gebruiken, om rapporten over de Website- en App-activiteit op te stellen voor HC ZWOLLE en andere diensten aan te bieden met betrekking tot Website- en App-activiteit en internetgebruik. Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google stelt zich te houden aan de aldaar geldende privacyregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van (persoons)gegevens. HC ZWOLLE is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

 

9. Sociale netwerken

9.1 Op de Website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken zoals Facebook van Facebook, Inc., Twitter van Twitter, Inc. en YouTube van YouTube LLC ("sociale netwerken”). Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. HC ZWOLLE heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacy verklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de Persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

9.2 De informatie die de sociale netwerken verzamelen wordt overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de aldaar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat sprake zou zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele Persoonsgegevens. HC ZWOLLE is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

 

10. Links naar en cookies op websites van derden

10.1 Op de Website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer Gebruikers deze websites bezoeken, zijn de privacy verklaringen van deze derde partijen van toepassing. HC ZWOLLE is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met Persoonsgegevens van Gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die worden gebruikt op deze websites van derden.

11. Inzage en correctie

11.1 De Gebruiker heeft het recht om zijn of haar verzamelde Persoonsgegevens in te zien en zo nodig aan te (laten) passen, aan te vullen en/of te (doen) verwijderen. De Gebruiker kan de eigen Persoonsgegevens zelf inzien en verwerken via zijn/haar persoonlijk account op ‘Mijn HC ZWOLLE’, bereikbaar via de Website. Daarnaast kan de Gebruiker een verzoek tot inzage doen via [email protected].

 12. Bewaartermijn

12.1 HC ZWOLLE bewaart bezoekgegevens en Persoonsgegevens van haar Gebruikers niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij HC ZWOLLE op grond van Privacyverklaring HC Zwolle wettelijke bepalingen verplicht is Persoonsgegevens langer te bewaren. Dit houdt het volgende in:

a) De bewaartermijn van Persoonsgegevens bedraagt twee jaar geteld gerekend vanaf einde lidmaatschap;

b) De bewaartermijn van gegevens waarvoor een fiscale bewaarplicht bestaat bedraagt zeven jaar;

c) Indien gegevens t.b.v. statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden.

12.2 Ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-leden te benaderen, heeft HC ZWOLLE graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van door Gebruiker aangeleverde Persoonsgegevens.

13. Beveiliging

13.1 HC ZWOLLE heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om de

Persoonsgegevens van Gebruikers te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking, waaronder:

a) opslag van die gegevens in een beveiligde database met versleutelde wachtwoorden en beveiligde back-ups, en

b) toegang tot de eigen gegevens via een persoonlijk door wachtwoord beveiligd account. Ondanks dat HC ZWOLLE alle mogelijke beveiligingsmaatregelen heeft genomen en zal nemen, zijn aan de verwerking van Persoonsgegevens via het internet risico’s verbonden, die inherent zijn aan het internetgebruik in het maatschappelijk verkeer.

14. Wijzigingen

14.1 Conform Statuten dienen wijzigingen op deze Privacyverklaring door de Algemene Leden Vergadering te worden bekrachtigd.

14.2 HC ZWOLLE behoudt zich het recht voor deze Privacyverklaring te wijzigen. Daarom worden Gebruikers aangeraden deze Privacyverklaring regelmatig te controleren. Gebruik van de Website en/of de App houdt in dat Gebruikers akkoord gaan met de gewijzigde Privacyverklaring van HC ZWOLLE.

15. Contact

15.1 Door het bestuur is dhr J. Meppelink benoemd als AVG-officer.

Ingeval van vragen of opmerkingen over deze Privacyverklaring of andere aspecten van onze dienstverlening, kan contact worden opgenomen met HC ZWOLLE via [email protected] of per post.

Betreffende stuk is door de ALV van HC Zwolle goedgekeurd en verbindend verklaard op 24 mei 2018.

© HC ZWOLLE 2018

Datum publicatie 25 mei 2018